Самый популярный инструмент планирования и контроля сроков работ по тем или иным проектам – диаграмма Ганта. Это удобный график, на котором видно каждый этап работы и степень его готовности. Строить его проще всего в Excel.

Сначала создают таблицу-заготовку, содержащую две части. Первая – колонки «Названия работ», «Дата начала», «Продолжительность», «Задержка», «Дата завершения» и «Процент выполнения». Здесь все просто. Сюда вносятся наименования планируемых работ, даты и сроки исполнения. Графа «Задержка» нужна для того, чтобы показать, спустя какое количество дней после завершения предыдущего этапа начинается следующий (есть ли резерв времени). А в графу «Процент выполнения» надо будет ставить степень готовности работ, чтобы на графике наглядно представить, что уже сделано по факту.

Во второй части таблицы в шапке пишут календарные дни, а ниже отобразится непосредственно диаграмма Ганта. Чтобы ее создать, предстоит настроить правила условного форматирования. Это форматирование позволит выделять ячейки цветом, тем самым изобразив этапы работы. Первое, что нужно сделать, – выделить мышкой диапазон таблицы, непосредственно предназначенный для отображения диаграммы Ганта. Затем выбрать на вкладке «Главная» команду «Условное форматирование» и кликнуть по пункту «Создать правило». Далее в открывшемся окне выбрать опцию «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек». Понадобится сформулировать всего два правила – заливать, например, синим цветом интервал, где работы уже завершены, серым – еще выполняются. Эти условия задаются с помощью формул:

И(G$1>=$B2;G$1<=($B2+$C2*$F2-1))

И(G$1>=$B2;G$1<=$Е2)

Например, условие G$1>=$B2 – не что иное, как проверка того, позже ли дата текущей ячейки (G1), чем дата начала работ (B2), а G$1<=$Е2 – наоборот, раньше ли, чем время окончания этапа. Если оба этих условия выполняются, то есть дата текущей ячейки внутри запланированного интервала, то эта ячейка заполняется серым цветом. Иначе говоря, ведутся работы.

Скачать файл Excel, куда вы можете подставить свои показатели и составить диаграмму Ганта для организации контроля за работой своих подчиненных.

Источник:  http://www.audit-it.ru